
In de snel evoluerende wereld van digitalisering wordt het steeds belangrijker om administratieve processen te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Een van de recente ontwikkelingen die hierbij helpt, is PEPPOL, een standaard voor elektronische facturatie. Vanaf 2025 wordt het gebruik van PEPPOL verplicht voor veel bedrijven in België.
Maar wat is PEPPOL precies, en waarom is het zo belangrijk voor jouw onderneming? In deze blog leggen we het uit.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om veilig en gestandaardiseerd elektronische documenten uit te wisselen, zoals facturen en bestelbonnen. Het doel van PEPPOL is om grensoverschrijdende handel binnen Europa eenvoudiger te maken door een uniforme standaard te bieden.
Met PEPPOL wordt elektronische facturatie niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder. Het netwerk gebruikt beveiligde verbindingen en een gestructureerd formaat, waardoor fouten en fraude geminimaliseerd worden.
Waarom wordt PEPPOL verplicht in België?
De Belgische overheid heeft zich, net als veel andere Europese landen, gecommitteerd aan de doelstellingen van de Europese Commissie om elektronische facturatie te stimuleren. Dit heeft meerdere voordelen:
Tijd- en kostenbesparing: Door handmatige verwerking van facturen te vermijden, bespaar je tijd en verminder je administratieve kosten.
Milieuvriendelijk: Minder papiergebruik betekent een kleinere ecologische voetafdruk.
Efficiëntie en transparantie: Elektronische facturen zijn sneller te verwerken en bieden meer inzicht in betalingsstromen.
Compliance: Met PEPPOL ben je voorbereid op de toekomst, aangezien steeds meer landen elektronische facturatie verplicht stellen.
Vanaf 2025 moeten bedrijven die zaken doen met de Belgische overheid hun facturen via PEPPOL indienen. Dit is een eerste stap naar bredere adoptie van elektronische facturatie in het bedrijfsleven.
Hoe werkt PEPPOL?
Het PEPPOL-netwerk bestaat uit verschillende toegangspunten (“access points”) die met elkaar communiceren. Elk bedrijf dat zich aansluit bij PEPPOL kiest een toegangspunt, meestal via een softwareleverancier of een boekhoudprogramma. Dit toegangspunt zorgt ervoor dat facturen in het juiste formaat worden verzonden en ontvangen. Het proces verloopt als volgt:
Creëer een factuur: Je maakt een elektronische factuur aan via je boekhoudsoftware of ERP-systeem.
Versturen via PEPPOL: De factuur wordt automatisch verstuurd via je toegangspunt naar het PEPPOL-netwerk.
Ontvangst bij de klant: Het toegangspunt van de klant ontvangt de factuur en levert deze af in hun systeem.
Wat betekent dit voor jouw onderneming?
Voor Belgische bedrijven is het belangrijk om op tijd klaar te zijn voor de overgang naar PEPPOL. Dit betekent dat je je huidige facturatiesysteem moet evalueren en, indien nodig, moet upgraden naar een oplossing die PEPPOL ondersteunt. Gelukkig zijn er veel tools beschikbaar, zoals Odoo, Billit en andere ERP- en facturatiesoftware, die integratie met PEPPOL aanbieden.
Voordelen van PEPPOL voor jouw bedrijf
Snellere betalingen: Elektronische facturen worden sneller verwerkt, wat kan leiden tot snellere betalingen.
Minder fouten: Door de gestandaardiseerde structuur is er minder kans op fouten in facturen.
Betere beveiliging: Het PEPPOL-netwerk is ontworpen met strenge beveiligingsprotocollen.
Toekomstbestendig: Door nu al over te stappen naar PEPPOL, bereid je je bedrijf voor op toekomstige verplichtingen.
Hoe begin je?
Om te beginnen met PEPPOL, kun je de volgende stappen nemen:
Controleer je huidige software: Ondersteunt jouw facturatiesoftware PEPPOL? Zo niet, overweeg een upgrade.
Kies een PEPPOL-access point: Informeer bij je softwareleverancier of boekhoudprogramma naar de mogelijkheden.
Test het proces: Probeer enkele testfacturen te verzenden via PEPPOL om vertrouwd te raken met het systeem.
Train je team: Zorg ervoor dat je medewerkers weten hoe ze elektronische facturen kunnen aanmaken en verwerken.
Conclusie
PEPPOL is meer dan een verplichting; het is een kans om je bedrijfsprocessen te moderniseren en efficiënter te maken. Door nu te investeren in de overstap naar elektronische facturatie, zorg je ervoor dat jouw onderneming klaar is voor de toekomst. Neem de tijd om je opties te verkennen en maak van deze verplichting een strategisch voordeel.
Heb je hulp nodig bij de implementatie van PEPPOL in jouw onderneming? Neem contact met ons op voor advies of een vrijblijvende kennismaking!