Algemene Voorwaarden

Artikel 1: Toepassingsgebied

1.1 ADM-CONCEPT is een vennootschap naar Belgisch recht die de rechtsvorm van een commanditaire vennootschap heeft aangenomen (hierna de ‘Dienstverlener’ genoemd), met als doel het ontwikkelen van software op maat (hierna de ‘Diensten op maat’ genoemd) en het aanbieden van Software as a Service (hierna de ‘SaaS-diensten’ genoemd).

1.2 De zetel van de Dienstverlener is gevestigd te 8790 WAREGEM, Zuiderlaan 37/41. Zij is ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, afdeling BRUGGE onder het nummer 0681.376.203 en onderworpen aan btw onder het nummer BE 0681.376.203.

1.3 De bepalingen van deze algemene voorwaarden zijn van toepassing van zodra de Klant in contact treedt met de Dienstverlener en zijn van toepassing op elke contractuele relatie tussen de Dienstverlener en de Klant. De actuele versie van de algemene voorwaarden is te allen tijde te vinden op de website van de Dienstverlener, meer specifiek: https://www.adm-concept.com. Deze algemene voorwaarden zijn dan ook op iedere door de Dienstverlener geleverde Dienst van toepassing, inclusief eventuele vervolg- en wederkerige opdrachten.

1.4 Deze algemene voorwaarden sluiten de toepassing van de algemene voorwaarden van de Klant in elk geval uit.

1.5 Van deze algemene voorwaarden kan enkel bij schriftelijke overeenkomst worden afgeweken, waarbij de overeengekomen afwijking enkel de bepalingen uit deze algemene voorwaarden vervangt, waarop deze afwijking betrekking heeft. Voor het overige blijven onderhavige algemene voorwaarden onverkort van toepassing.

Belangrijke begrippen:

Diensten
Dit zijn alle diensten die door de Dienstverlener worden verleend. Ze omvatten zowel de SaaS-diensten als de Diensten op maat. Dit omvat o.a.:

Het aanbieden van online hosting van de platformen
Het beschikbaar maken van de software online
Een back-up van alle gegevens om de 4 uur van de data, alsook eventueel gekoppelde externe documenten
Analyse van bedrijfsprocessen
Formuleren van oplossingen ter optimalisatie van bedrijfsprocessen
Uitwerken van concepten
Implementatie van software oplossingen
Opleiding rond de uitgevoerde implementaties

Beheerdersaccount
Het gebruikersaccount dat alleen toegankelijk is voor en gebruikt kan worden door de Beheerder.

Software-as-a-Service (SaaS)
Een model waarbij gebruikers ervan in staat worden gesteld om via internetverbinding te maken met toepassingen in de cloud en deze te gebruiken.
Dit zijn de essentiële kenmerken van cloud-computing:

Clouddiensten worden verstrekt via het internet en zijn locatieonafhankelijk
Clouddiensten zijn schaalbaar, d.w.z. dat het gebruik of verbruik afhankelijk kan worden gesteld van de noden van de klant
Clouddiensten zijn snel inzetbaar: toegang tot de diensten en de schaalbaarheid van de diensten zijn normaliter aanpasbaar en snel geregeld
De kosten van de clouddiensten worden gespreid over verschillende ondernemingen/gebruikers door het ter beschikking stellen van de onderliggende componenten aan groepen van ondernemingen/gebruikers: de klant betaalt enkel voor zijn gebruik, verbruik of abonnement op de clouddienst

Softwarepakket(ten)
De verschillende betaalde pakketten In het kader van een Softwarelicentie die de Dienstverlener aanbiedt en waaruit de Klant kan kiezen. Een niet-uitputtend overzicht van de functionaliteiten die elk Pakket omvat vind je op de website.

Software op maat
Software die wordt ontwikkeld op maat van de Klant. De modaliteiten hiervan worden overeengekomen in de overeenkomst gesloten tussen de Dienstverlener en de Klant.

Klant
Iedere natuurlijke of rechtspersoon die een Overeenkomst sluit met de Dienstverlener. De Klant is ook de opdrachtgever van de opdracht, met name de ontwikkeling van de Software op maat of Softwarepakketten.

Licentievergoeding
De periodieke bedragen die de Klant betaalt voor het gebruik van de Softwarelicentie, hoofdzakelijk op basis van het geselecteerde Pakket en het aantal Gebruikersaccounts.

Gewone gebruiker
Een Gebruiker met een Gewoon Gebruikersaccount.

Gewoon gebruikersaccount
Een Gebruikersaccount dat de Beheerder aanmaakt voor een Gewone Gebruiker en waarvan de Beheerder de bijbehorende gebruiksrechten op de Tool bepaalt binnen de beperkingen die deze Servicevoorwaarden toestaan.

Gebruiker
Iedere natuurlijke of rechtspersoon voor wie de Klant een Gebruikersaccount bestelde en er dus gebruiksrechten gelden.

SaaS-overeenkomst
Een overeenkomst waarbij een dienstverlener het recht op toegang verschaft aan de klant om een bepaalde software gebaseerde dienst (en onderliggende componenten) te gebruiken volgens de modaliteiten van de SaaS-overeenkomst.

Artikel 2: Omschrijving van de dienstverlening

2.1 Voor elke opdracht die door de Dienstverlener zal worden uitgevoerd wordt een offerte opgemaakt. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant de offerte elektronisch ondertekent via OKSign. Het aanbod in de offerte is 30 dagen geldig, tenzij op de offerte een andere termijn is vermeld.

2.2 Na de ondertekening van de offerte door de Klant via OKSign zal de Klant een ondertekende offerte ontvangen die geldt als bewijs van de totstandkoming van de overeenkomst. Na de ondertekening van de offerte zal de Dienstverlener de voorschotfactuur overmaken aan de Klant. De voorschotfactuur bedraagt 40% van het totale bedrag van de opdracht, behoudens wanneer de Klant en de Dienstverlener een ander bedrag zijn overeengekomen. De betaling van de voorschotfactuur maakt het uitdrukkelijk akkoord uit van de Klant met de inhoud van de offerte en deze algemene voorwaarden (die als bijlage bij de offerte zijn toegevoegd). De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om geen prestaties te verrichten vóór de betaling van de voorschotfactuur, dan wel om haar eigen prestaties op te schorten in geval van niet-betaling van de voorschotfactuur. Pas na de betaling van de voorschotfactuur door de Klant zal de Dienstverlener plannen maken in verband met de afgesproken Diensten en zullen de verschillende stappen hieromtrent uiteen worden gezet.

2.3 In de offerte wordt een omschrijving opgenomen van de Diensten die zullen worden verleend door de Dienstverlener. De opname van de (SaaS-)Diensten op de offerte is limitatief en moeten restrictief worden geïnterpreteerd. De Klant heeft dan ook geen enkel recht op enige bijkomende dienst die niet vermeld is op de offerte, tenzij volgens de modaliteiten opgenomen in artikel 5.1.

2.4 De Diensten van de Dienstverlener worden steeds beschouwd als een inspanningsverbintenissen en kunnen in geen enkel geval een resultaatsverbintenis uitmaken, gelet op de aard van de (SaaS-)Diensten.

Artikel 3: Reikwijdte van het recht op toegang

3.1 Indien het gaat om een SaaS-overeenkomst verleent de Dienstverlener de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht op toegang tot en gebruik van de Dienst, louter voor de interne bedrijfsdoeleinden van de Klant. Dit recht omvat het recht om het overeengekomen aantal Geautoriseerde Gebruikers toegang te verlenen tot de Dienst via hun logingegevens. De klant mag deze licenties onder geen enkele vorm vervreemden, in pand geven, ze meedelen of uitlenen tegen betaling of ten kosteloze titel.

3.2 Behoudens enige andersluidende bepaling zal de Dienstverlener tijdens de uitvoering van de Opdracht al dan niet samen met anderen een werk, analyse, verslag of documentatie realiseren in kader van de opdracht, zoals bedoeld in artikel XI.166 WER i.o. artikelen XI.294 – XI.304 Wetboek Economisch Recht, en meer in het bijzonder de vermogens- en reproductierechten in hun meest ruime omvang, overgedragen aan de Opdrachtgever.

3.3 Indien het gaat om Software op maat verleent de Dienstverlener aan de Opdrachtgever een exclusief, eeuwigdurend, onherroepelijk, wereldwijd en overdraagbaar gebruiksrecht ten aanzien van intellectuele eigendomsrechten die tijdens de Opdracht zijn gebruikt voor enig doel dat verband houdt met de software die werd ontwikkeld voor de Opdrachtgever. In dat geval erkent de Dienstverlener dat alle software die eigendom is van de Opdrachtgever of van de Licentiehouder, eigendom is en blijft van de Opdrachtgever of van de derde partij.

3.4 Wanneer het gaat om een SaaS-overeenkomst verleent de Dienstverlener een tijdelijke, niet-overdraagbare en niet-exclusieve licentie om de software dusdanig te gebruiken of te wijzigen als de Opdrachtgever nodig acht om haar verplichtingen onder deze Overeenkomst te kunnen nakomen en dit enkel gedurende de looptijd van de Overeenkomst, in de mate dat zulke licentie de door de opdrachtgever aangegane verbintenissen niet schendt. De prijs van de licentie wordt afgesproken in de afzonderlijke onderhandelde Overeenkomst tussen de Dienstverlener en de Klant.

Artikel 4: Uitvoering van de diensten

4.1 De Dienstverlener verbindt zich om de opdracht tot Software op maat naar best vermogen uit te voeren. De opdracht is een inspanningsverbintenis waarbij de doelstellingen van de opdracht worden nagestreefd door het leveren van alle inspanningen die men redelijkerwijs kan verwachten van de Dienstverlener. De opdracht wordt uitvoerig uiteengezet in de overeenkomst gesloten met de Klant. Indien de Klant bijkomende diensten wenst dan is artikel 6 van toepassing.

4.2 De aanvaarding van de offerte door de Klant doet een bindende overeenkomst ontstaan tussen de Dienstverlener en de Klant omtrent de opgenomen Diensten, conform de modaliteiten in de offerte en onderhavige algemene voorwaarden. De betaling van de voorschotfactuur maakt het uitdrukkelijk akkoord uit van de Klant met de inhoud van de offerte en onderhavige algemene voorwaarden. De Dienstverlener verbindt zich ertoe de diensten zoals opgenomen in de overeenkomst uit te voeren van zodra het bedrag van de voorschotfactuur is ontvangen door de Dienstverlener. Indien de voorschotfactuur niet wordt betaald door de Klant, zal de Dienstverlener haar Diensten niet aanvatten.

4.3 De leveringstermijnen worden opgenomen in de afzonderlijk onderhandelde Overeenkomst tussen de Klant en de Dienstverlener of in de offerte die werd aangeboden en aanvaard door de Klant. De Dienstverlener is in geen geval aansprakelijk voor vertragingen met betrekking tot de levertermijnen, wanneer die vertraging te wijten is aan de Klant.

De Klant erkent en aanvaardt bovendien dat de leveringstermijnen kunnen worden beïnvloed door bijkomende verzoeken om functionaliteiten en/of aanpassingen in de systemen die niet voorzien waren in de oorspronkelijke Overeenkomst of offerte.

4.4 De Diensten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door de Dienstverlener. De Klant kan in geen enkel geval aanspraak maken op de verlening van de Dienst door een specifieke natuurlijk persoon verbonden aan de Dienstverlener. De Dienstverlener kan dan ook te allen tijde de contactpersoon van de Klant voor een specifieke opdracht wijzigen rekening houdend met de continuïteit van de dienstverlening.

De Dienstverlener aanvaardt de exclusieve verantwoordelijkheid voor de Diensten die de aan haar verbonden personen leveren. Niemand anders dan de Dienstverlener heeft of zal enige verplichting hebben ten opzichte van de Klant of enige andere persoon met betrekking tot deze Diensten en niemand anders dan de Dienstverlener heeft of zal enige persoonlijke aansprakelijkheid hebben voor de Diensten die hij/zij namens de Dienstverlener heeft geleverd. De Klant aanvaardt geen vordering in te stellen tegen enige ander persoon dan de Dienstverlener met betrekking tot de Diensten.

Artikel 5: Toegang tot de applicaties en software

5.1 De applicaties zijn toegankelijk via het internet. De gebruikers van de Klant moeten hier dan ook toegang tot hebben.

5.2 De klant moet een gemiddelde bandbreedte hebben van 25kB/s per gebruiker voorzien, met de mogelijkheid voor overschrijdingspieken.

5.3 De capaciteitstest voor verkoop uitgevoerd door de Dienstverlener is een eenmalige meting om de offerte onder realistische omstandigheden te beoordelen. Het is geen verbintenis van de Dienstverlener voor de kwaliteit en capaciteit van het interne netwerk en de internetverbinding van de Klant. De Klant moet via zijn provider controleren of zijn netwerk beantwoordt aan de minimumvereisten.

5.4 De toegang tot gehoste applicaties via een privénetwerk wordt niet aangeboden in het standaardkader van deze offerte. Aanvullende abonnementen zijn echter mogelijk.

Artikel 6: Bijkomende diensten

6.1 Bijkomende diensten bij de opdrachten tot Software op maat zijn diensten die niet werden overeengekomen in de overeenkomst die werd gesloten tussen de Dienstverlener en de Klant. Desalniettemin kan de Klant te allen tijde aan de Dienstverlener een offerte vragen omtrent de uitvoering van bijkomende diensten.

6.2 Bijkomende diensten bij SaaS-overeenkomsten zijn diensten die worden geleverd door de Dienstverlener bijkomend aan de licentie op de software. De Klant kan te allen tijde aan de Dienstverlener een offerte vragen omtrent de uitvoering van bijkomende diensten.

6.3 De aanvaarding van de offerte gebeurt op dezelfde manier zoals voorzien in artikel 4.

6.4 De prijs van deze bijkomende diensten wordt overeenkomstig artikel 11.2 bepaald volgens het geldende uurtarief.

Artikel 7: Prijsherzieningen

7.1 De tussen de Partijen overeengekomen periodieke Vergoedingen worden jaarlijks herzien op de verjaardag van de Ingangsdatum en in overeenstemming met de Agoria-index voor “refertelonen landsgemiddelde” (beschikbaar op www.agoria.be). Indien deze index niet meer gepubliceerd wordt, is de index die hem vervangt of een andere index die de stijgingen van de loonkosten weergeeft, van toepassing. De indexering gebeurt aan de hand van de volgende formule:

P = Po x (0,20 + 0,80 x (S/So))

Waarbij:
P = herziene (jaarlijkse) Vergoedingen (exclusief btw)
Po = Vergoedingen zoals overeengekomen in het Voorstel
S = referentieloon volgens de Agoria-index van toepassing op de Ingangsdatum.

Artikel 8: Verplichtingen van de Klant

8.1 De Klant verbindt zich ertoe de correcte en juiste informatie te verstrekken bij het opstarten en uitvoeren van de Diensten en de Klant is zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van deze informatie zodat steeds de correcte informatie aanwezig is bij de Dienstverlener. De Klant aanvaardt dat de Dienstverlener geen enkele verplichting heeft om de aangeleverde gegevens te controleren en hier dan ook geen enkele aansprakelijkheid draagt. Enkel de Klant is dus aansprakelijk voor de correctheid en volledigheid van de verstrekte gegevens.

De Klant verbindt zich ertoe om voorafgaandelijk voldoende onderzoek te doen naar de compatibiliteit van de software met zijn systemen. Hij verbindt er zich tevens toe om de Dienstverlener op adequate wijze en voldoende op voorhand te informeren over de vereiste/gewenste functionaliteiten.

8.2 De Klant moet toegang geven tot zijn IT-systemen en databases die noodzakelijk zijn om de software te installeren. De Dienstverlener kan erop vertrouwen dat de gegevens die hierin vervat zitten correct zijn en dat deze op een rechtmatig verkregen worden. De Klant aanvaardt dat de Dienstverlener geen enkele verplichting heeft de aangeleverde gegevens te controleren en hier dan ook geen enkele aansprakelijkheid draagt. Enkel de Klant is dus aansprakelijk voor de correctheid en volledigheid van de verstrekte gegevens.

8.3 De Klant verbindt zich ertoe van zodra zij een samenwerking aangaat met de Dienstverlener zich te houden aan alle afspraken die worden gemaakt met de Dienstverlener en tijdig alle nodige en vereiste medewerking te verlenen tijdens de uitvoering van de Diensten. Indien de Klant nalaat de nodige medewerking te verlenen, hieronder wordt onder meer – en dus niet-limitatief – begrepen het niet (tijdig) aanleveren van de nodige gegevens, het niet of beperkt antwoorden op communicatie vanuit de Dienstverlener, het niet aanwezig/beschikbaar zijn bij geplande momenten van overleg etc., kan aan de Klant een bijkomende vergoeding worden gevraagd gelet op de bijkomende inspanningen en tijd die de Dienstverlener in deze gevallen moet aanwenden.

Artikel 9: Verwerking van persoonsgegevens

9.1 Wat betreft de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de Diensten, zal de Dienstverlener optreden als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 van 27 april 2016 en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals van tijd tot tijd gewijzigd of vervangen.

9.2 De Dienstverlener zal ook optreden als verwerker in de zin van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 van 27 april 2016 en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer het gaat om een SaaS-dienst zal de Dienstverlener als ERP-platform over gegevens beschikken van de Klant en de gebruikers die een licentie hebben op het platform. In dit geval verwerkt de Dienstverlener die gegevens ten behoeve van de verwerking verantwoordelijke, met name de Klant van de Diensten.

9.3 De verwerkingsactiviteiten, de rechten die in dit kader aan de Klant worden verleend, en alle andere informatie inzake gegevensbescherming worden nader beschreven in het privacy statement van de Dienstverlener dat te vinden is op https://www.adm-concept.com/privacybeleid/. Voor alle andere verzoeken of vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de Klant kan hij of zij contact opnemen via info@adm-concept.be

Artikel 10: Intellectuele rechten

10.1 De Dienstverlener behoudt alle intellectuele rechten op alle Diensten die zij aanbiedt en software en/of andere opgeleverde (digitale) inhoud die zij in het kader van de Diensten aan de Klant overmaakt. De Klant erkent dat zij geen enkel recht verwerft op deze Diensten en software en/of andere opgeleverde (digitale) inhoud in het kader van de Diensten op basis van de gesloten overeenkomsten. Tenzij uitdrukkelijk, schriftelijk en in een ondertekende overeenkomst anders bepaald, kan een bestelling van specifieke diensten op geen enkele manier beschouwd worden als een gehele of gedeeltelijke overdracht van rechten op deze diensten, noch op de door de Dienstverlener of de door haar ressorterende organisaties gedeponeerde woord- of beeldmerken. De Klant is te allen tijde verantwoordelijk voor de aanpassingen en/of veranderingen die zij doorvoert met betrekking tot de ontvangen Diensten en software en/of andere opgeleverde (digitale) inhoud.

Deze paragraaf geldt onverminderd de gebruiksrechten toegekend conform artikel 3 van onderhavige algemene voorwaarden.

10.2 De Klant verbindt zich ertoe de software en/of andere opgeleverde (digitale) inhoud opgemaakt door de Dienstverlener niet over te dragen aan derden die geen band hebben met de onderneming én deze software en/of andere opgeleverde (digitale) inhoud en materialen enkel te gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze verstrekt worden.

10.3 Software, informatie, werkmethodes en procedures die door de Opdrachtgever worden verstrekt bij de aanvang van de Opdracht, blijven uitsluitend en exclusief eigendom van de Opdrachtgever en mogen door de Dienstverlener niet worden vermenigvuldigd, gekopieerd of aan derden ter hand gesteld dan wel openbaar worden gemaakt, tenzij mits uitdrukkelijke toestemming van de Opdrachtgever of indien de uitvoering van de Opdracht dit vereist.

De Dienstverlener is bij de beëindiging van de Overeenkomst verplicht al deze stukken op eerste verzoek van de Opdrachtgever terug over te maken aan de Opdrachtgever en elke kopie die gemaakt werd conform het vorige lid, te vernietigen.

10.4 Gelet op de aard van de ontvangen software en/of andere opgeleverde (digitale) inhoud en materialen, zal er steeds een vermoeden gelden van de verspreiding met een winstgevend oogmerk bij de ongeoorloofde verspreiding van deze materialen door de Klant aan derden. Indien de Klant de verplichting opgenomen in artikel 8.2 niet nakomt en de software en/of andere opgeleverde (digitale) inhoud en materialen toch verspreidt aan derden, zal de Klant de Dienstverlener een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn van 5000,00 EUR ter vergoeding van de door haar geleden schade en onverminderd het recht van de Dienstverlener haar hogere schade te bewijzen en onverminderd de eventuele kosten van aanmaning en gerechtskosten.

Artikel 11: Prijs

11.1 De prijzen zoals opgenomen op de offerte zijn de werkelijke en correcte prijzen exclusief btw. De prijzen vermeld op de offertes kunnen de Dienstverlener niet binden na de geldigheidsdatum van de offerte.

11.2 Indien de Dienstverlener op uitdrukkelijke vraag van de Klant bijkomende prestaties verricht, die niet binnen de omschrijving van de prestaties van de overeengekomen offerte vallen, worden deze prestaties a rato van de gepresteerde uren aan een uurtarief, zoals bepaald in de offerte, aan de Klant aangerekend.

11.3 In geval van een SaaS-overeenkomst betaalt de Klant een maandelijks bedrag zoals afgesproken op de offerte. De prijszetting is afhankelijk van het aantal licenties dat de Klant afneemt van de Dienstverlener.

11.4 Wanneer software op maat wordt gemaakt voor de Klant betaalt deze een éénmalig bedrag zoals overeengekomen in de offerte. Daarbovenop betaalt die een jaarlijkse kost voor de hosting van zijn platform. Het bedrag van de jaarlijkse kost wordt opgenomen in de offerte of de onderlinge overeenkomst met de Klant.

Artikel 12: Facturatie en betaling

12.1 Alle facturen van de Dienstverlener zijn betaalbaar binnen een termijn van vijftien (15) dagen na de factuurdatum, tenzij er andersluidende schriftelijke afspraken worden opgenomen op de factuur of in de bijzondere voorwaarden.
Eventuele klachten of protesten met betrekking tot de ontvangen facturen dienen binnen de 8 kalenderdagen na ontvangst te worden geformuleerd per aangetekende brief aan de zetel van de Dienstverlener.

12.2 Bij niet of onvolledige betaling van de facturen van de Dienstverlener op de vervaldag zal de Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling, een verwijlinterest verschuldigd zijn gelijk aan minimaal 10% op het factuurbedrag (incl. btw), dan wel aan de toepasselijke wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties, als deze hoger ligt. Daarnaast en onverminderd de forfaitaire vergoeding voor de invorderingskosten conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, wordt een forfaitaire schadevergoeding aangerekend gelijk aan 10% van het factuurbedrag (inclusief btw) met een minimum van 250,00 EUR, onverminderd het recht van de Dienstverlener om een hogere schadevergoeding te eisen indien zij zulke schade kan bewijzen.

12.3 In het geval er met de Klant bijzondere betalingsvoorwaarden worden afgesproken en deze niet worden nageleefd, worden alle openstaande facturen van de Dienstverlener onmiddellijk opeisbaar.

12.4 In het geval de Klant in gebreke blijft een factuur of deel ervan te betalen op de vervaldag, zal de Dienstverlener zonder ingebrekestelling gerechtigd zijn haar verbintenissen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden ten nadele van de Klant en zonder hiervoor enige verbrekings- of schadevergoeding verschuldigd te zijn. Alle gevolgen dienaangaande zijn in dergelijk geval uitsluitend voor rekening van de Klant.

Artikel 13: Onderhoud en ondersteuning

13.1 De Dienstverlener verbindt zich ertoe problemen bij het gebruik van de Software te bestuderen en op te lossen binnen een redelijke termijn door werkmethoden en advies te verstrekken. Hiervoor dient de Klant contact op te nemen via mail op het volgende mailadres: support@adm-concept.be. De Dienstverlener is op weekdagen beschikbaar van 8:30 to 12:30 en van 13:30 tot 18:30. In het weekend en op feestdagen is de beschikbaarheid beperkt tot zaterdag van 8:30 tot 12:00. Enkel in uiterst hoogdringende gevallen kan de Klant ook telefonisch ondersteund worden door contact op te nemen via het volgende telefoonnummer: +32 56 50 93 99.

13.2 De Dienstverlener verbindt zich ertoe om updates te leveren en te installeren voor de software waarvan sprake in het contract. De Klant geniet dus van updates in verband met juridische ontwikkelingen.

13.3 Indien een interventie ter plaatse bij de Klant noodzakelijk is om de problemen met betrekking tot de Software op te lossen, dan zijn de verplaatsingskosten ten laste van de Klant. Wanneer blijkt dat het gaat om een ‘onnodige interventie’, dan geeft dit aanleiding tot een administratieve vergoeding van 250 EUR (exclusief btw) die ten laste is van de Klant. Daarnaast zal de Dienstverlener de kosten voor de onnodig uitgevoerde handelingen aan de Klant doorrekenen.

Een onnodige interventie is:

Een verzoek tot herstelling van een storing die niet door de Dienstverlener veroorzaakt werd en waarbij door de Dienstverlener, of haar onderaannemer, toch handelingen (herstellingswerken, testen, verplaatsingen, …) uit uitgevoerd
Een interventie waarbij de Dienstverlener, of haar onderaannemer, nutteloze handelingen (herstellingswerken, testen, verplaatsingen, …) verricht heeft doordat de Klant niet op de afspraak aanwezig was, geen toegang tot zijn domein gaf of onjuiste informatie verschaft had
Een interventie die uitgevoerd moest worden door een fout waarvoor de Klant verantwoordelijk is, zoals abnormaal gebruik van de lijn of eender welke fout van de Klant.

Bovenstaande interventies zijn niet beperkt tot het domein van de Klant en kunnen ook betrekking hebben op de infrastructuur buiten het domein van de Klant.

13.4 De Klant levert alle nodige documenten voor het bestuderen van zijn probleem, plannen, bestanden en over het algemeen de informatie waar de Dienstverlener om vraagt.

13.5 De Klant verbindt zich om de nodige opleiding te volgen, zoals omschreven in artikel 14, om gebruiksproblemen te vermijden die zouden kunnen ontstaan wegens een gebrek aan opleiding.

13.6 De Klant moet zo snel mogelijk steeds elke afwijking melden- de toegang tot de gehele Software reserveren en de medewerkers van de Dienstverlener (als enige hiervoor gekwalificeerd) toegang verschaffen. De eventuele aanpassingen aan de codering van de Software door de Klant is op diens eigen verantwoordelijkheid.

13.7 Bij Software op maat heeft de Klant steeds recht op onderhoud in de mate dat het gaat om bugs in de software. Problemen met bijkomende functionaliteiten bieden geen recht op onderhoud. Het is wel mogelijk om die bijkomende functionaliteiten te laten ontwikkelen door de Dienstverlener, dit wordt onderworpen aan het uurtarief zoals vermeld in de offerte.

Artikel 14: Bugs en/of fouten in de software

14.1 De Klant beschikt over een online fiche waarbij melding kan gemaakt worden van eventuele fouten in of problemen met betrekking tot de software. Via de online fiche kan men vragen om bijkomende functionaliteiten die het gebruik van de Software toegankelijker maken.

14.2 In het geval van bugs en/of fouten kan de Klant het support portaal contacteren via mail (support@adm-concept.be). De Dienstverlener zal de nodige maatregelen treffen om de bugs uit de software te halen binnen een redelijke termijn. In geval van SaaS-overeenkomsten worden de bugs opgenomen in een persoonlijke lijst van de Klant. De Klant kan die persoonlijke lijst raadplegen via het platform zelf.

14.3 Alle bugs die gerelateerd zijn aan de software zelf komen in aanmerking voor een rechtzetting vanwege de Dienstverlener.
Fouten die te wijten zijn aan de gebruiker van de software zelf, bijvoorbeeld door manipulatie, kunnen ook worden rechtgezet door de Dienstverlener op vraag van de Klant. Hiervoor wordt wel een bijkomende kost aangerekend, aangezien het wordt gekwalificeerd als bijkomende dienst, zoals bepaald door artikel 6.

14.4 In geval van Software op maat beschikt de Klant na oplevering over een testperiode (de aanvang en duur van deze periode worden door de Dienstverlener uitdrukkelijk aangegeven) tijdens deze periode dient de KLant na te gaan of de functionaliteiten, zoals opgenomen in de offerte of anderszins schriftelijk overeengekomen, naar behoren werken. Het begin van de testperiode maakt, behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk bezwaar vanwege de Klant, de voorlopige aanvaarding uit. De Klant dient uiterlijk op het einde van de testperiode mee te geven of hij de software in de huidige staat definitief aanvaardt. Indien hij nalaat dit te doen, zal de Dienstverlener een herinnering sturen. Indien de Klant gedurende een periode van zeven (7) kalenderdagen na deze herinnering nalaat om feedback te geven, wordt de software hoe dan ook beschouwd als definitief aanvaard. De aanvaarding kan in geen geval worden geweigerd op basis van kleine gebreken die het operationele gebruik niet significant beïnvloeden. In geval van aanwezigheid van kleine gebreken, zal de Dienstverlener zich inspannen om deze te corrigeren binnen een redelijke termijn.

Artikel 15: Toegangsbeveiliging

15.1 De Dienstverlener garandeert taken gelinkt aan het veiligheidsbeheer, de filtering van netwerktoegang door middel van firewallsen het volledige identificatie en authenticatiebeheer.

Artikel 16: Opleiding

16.1 De Dienstverlener voorziet in een standaardopleiding van een halve werkdag ter plekke bij de klant. De opleiding omvat gepaste instructies die het mogelijk maken om de Software te gebruiken. Deze opleiding behoort tot de Dienstverlening vanwege de Dienstverlener en levert dus geen bijkomende kosten op voor de Klant.

16.2 Wanneer de Klant bijkomende moeilijkheden ondervindt bij het gebruik van de Software, dan is het mogelijk om een bijkomende opleiding te organiseren. Die bijkomende opleiding wordt wel aangerekend volgens het uurtarief voorzien in de offerte.

16.3 Voor maatwerkoplossingen wordt de nodige uitleg over de software rechtstreeks aan de eindklant gegeven, en hiervoor wordt het standaard consultancy tarief, van 120,00 EUR (excl. btw) per uur, in rekening gebracht.

16.4 De Klant heeft de keuze om die opleiding enkel aan te bieden aan sleutelmedewerkers, of aan alle gebruikers van de Software. De deelnemers aan de opleiding zijn dus volledig vrij te kiezen door de Klant.

16.5 De Klant neemt de nodige maatregelen om de opleiding goed te kunnen organiseren. Ze voorziet in de gepaste ruimtedie de voorstelling van de Software mogelijk moet maken.

Artikel 17: Aansprakelijkheid

17.1 De Dienstverlener biedt diensten aan van software op maat en licenties voor het ERP-platform van de Dienstverlener, waarbij zij louter software kan ontwikkelen op basis van de informatie zoals zij deze ontvangt van de klant. De Dienstverlener is dan ook niet aansprakelijk voor de correctheid van de door de Klant verstrekte informatie of voor de wijze waarop de Klant het advies en de software van de Dienstverlener naleeft, gebruikt en aanpast.

17.2 De Dienstverlener is enkel aansprakelijk voor haar opzet, bedrog en zware fout bij het uitvoeren van de door haar gesloten overeenkomsten met Klant en bij het aanbieden en uitvoeren van haar Diensten. Ook elke aansprakelijkheid van de Dienstverlener voor indirecte of gevolgschade, zoals, zonder limitatief te zijn, verlies van omzet of marge, inactiviteit, stopzetting van productie of dienstverlening, is in die zin uitdrukkelijk uitgesloten. De Klant erkent evenwel dat de Dienstverlener niet aansprakelijk kan worden gesteld indien in uitzonderlijke gevallen bepaalde informatie die in het kader van de dienstverlening aan de Klant wordt gegeven, niet-geactualiseerde of onjuiste informatie bevat, behalve in het geval van opzettelijke fout, zware fout of bedrog in hoofde van de Dienstverlener of haar aangestelde(n). De Dienstverlener is in alle gevallen slechts aansprakelijk ten belope van de vergoedingen die de Klant haar heeft betaald met betrekking tot de dienst waarbij de Klant beweert schade te lijden.

17.3 Een vordering tot schadevergoeding zoals bepaald in het voorgaand lid van dit artikel, moet door de Klant aan de Dienstverlener schriftelijk ter kennis worden gesteld uiterlijk binnen een termijn van 30 dagen nadat de Klant kennis had van de feiten op basis waarvan de Klant haar vordering instelt dan wel binnen een termijn van 30 dagen nadat de Klant redelijkerwijs kennis had moeten hebben van de schade verwekkende feiten.

17.4 De Klant zal de Dienstverlener en haar medewerkers vrijwaren tegen en schadeloosstellen voor alle (financiële) gevolgen ingevolge aanspraken of vorderingen van derden (inclusief de werknemers, zaakvoerders en aangestelde van de Klant en de officiële instanties) rechtstreeks of onrechtstreeks op basis van of in relatie met de Diensten van de Dienstverlener en de overeenkomst tussen de Klant en de Dienstverlener.

17.5 De Dienstverlener wordt bevrijd van haar verbintenissen in geval van overmacht, zonder dat de Klant enig recht verkrijgt op een vergoeding en dit zolang de oorzaak en/of de gevolgen van de overmacht bestaan. Als overmacht worden uitdrukkelijk, zonder limitatief te zijn, beschouwd: brand, technische stoornissen, materiële defecten van het materiaal van de Dienstverlener en andere situaties die de activiteiten van de Dienstverlener ernstig bemoeilijken of onmogelijk maken en die niet aan haar kunnen worden toegerekend.

17.6 De Dienstverlener garandeert de toegankelijkheid van de software ten aanzien van de Klant. In geval van overmacht is de niet-toegankelijkheid van de software niet toe te rekenen aan de Dienstverlener. Hieronder volgt een niet-exhaustieve lijst van gevallen die door de Dienstverlener worden beschouwd als overmacht en waarvoor zij dus niet aansprakelijk worden gesteld:

Onbeschikbaarheid van de software door het internet van de Klant
Geplande onderbrekingen (in het bijzonder “offline” back-ups en onderhoud aan het systeem)
Onderbrekingen op verzoek van de Klant
Pannes veroorzaakt door personeel van de Klant
Pannes door storingen met betrekking tot materiaal en specifieke applicaties en firmware opgenomen in de oplossing, en de nodige tijd om ze te verhelpen

Artikel 18: Beëindiging van de overeenkomst

18.1 De Dienstverlener heeft het recht de overeenkomst eenzijdig te beëindigen in het geval dat zij een ernstige tekortkoming vaststelt in hoofde van de Klant en indien zij de Klant binnen de zeven (7) kalenderdagen schriftelijk in gebreke stelt en de Klant zeven (7) kalenderdagen na de ontvangst van deze ingebrekestelling in de onmogelijkheid blijft de nodige middelen aan te wenden om haar verbintenissen na te komen of haar tekortkoming te herstellen.

Onder een ernstige en materiële tekortkoming van de Klant wordt onder andere begrepen:

Het niet tijdig doorgeven van gegevens, informatie, inlichtingen
Het niet tijdig verlenen tot toegang tot databases en IT-systemen die nodig voor de Dienstverlener om haar Diensten uit te oefenen
Het niet tijdig voldoen van de facturen van de Dienstverlener
Het kopiëren en verspreiden van het materiaal
Het verlenen van toegang tot de softwarepakketten aan Gebruikers zonder dat daar de nodige licenties voor zijn bekomen
De software gebruiken op een ongeoorloofde manier (bijvoorbeeld, maar niet limitatief: misbruik van de servers om mails in grote getallen te versturen, het stockeren van niet-wettelijke documenten op de servers van ADM-Concept, …)
Het meermaals niet aanwezig zijn of niet tijdig annuleren van momenten van overleg
Het niet respecteren van onderhavige algemene voorwaarden
Een algemeen gebrek aan medewerking van de Klant
Het begaan van strafrechtelijk sanctioneerbare feiten

De kennisgeving van de ontbinding aan de Klant zal geschieden via aangetekende brief.

18.2 De overeenkomst kan eenzijdig beëindigd worden in het geval van faling, kennelijk onvermogen, staking van betaling of vereffening in hoofde van de Klant.

Artikel 19: Verbod op afwerving

19.1 De werknemers, zelfstandige medewerkers, verbonden freelancers of andere medewerkers van de Dienstverlener werken uitsluitend in haar opdracht. De Klant verbindt zich ertoe geen beroep te doen op de persoonlijke diensten van deze personen zonder tussenkomst van de Dienstverlener. Het is tevens verboden om direct of indirect werknemers of zelfstandige medewerkers van de Dienstverlener in dienst te nemen of te benaderen. Dit verbod geldt tijdens en tot één jaar na de beëindiging van de samenwerking tussen de Klant en de Dienstverlener. In het geval van inbreuk op deze bepaling is een schadevergoeding verschuldigd aan de Dienstverlener gelijk aan 12 keer de maandelijkse bruto vergoeding die door de Dienstverlener het laatst betaald werd aan de betrokken werknemer of medewerker.

Artikel 20: Vertrouwelijkheid

20.1 De Dienstverlener verbindt er zich toe alle gegevens die haar in uitvoering van de overeenkomst worden verstrekt door de Klant, strikt vertrouwelijk te behandelen.

Artikel 21: Nietigheid, ongeldigheid en onafdwingbaarheid

21.1 De nietigheid, ongeldigheid en/of onafdwingbaarheid van één of meerdere bedingen van onderhavige algemene voorwaarden of van de overeenkomst die tussen de Dienstverlener en de Klant werd gesloten, doet op geen enkele wijze afbreuk aan de geldigheid en de afdwingbaarheid van de overige bedingen. Een eventueel nietig, ongeldig en/of onafdwingbaar beding zal worden vervangen door een geldig en afdwingbaar beding dat zo goed mogelijk overeenstemt met de bedoeling van partijen en de geest van onderhavige algemene voorwaarden of van de overeenkomst die tussen ADM-Concept en de Klant werd gesloten.

21.2 De bepalingen in de offerte gelden bij voorrang in geval van strijdigheid met de algemene voorwaarden. Voor het overige zijn deze algemene voorwaarden onverkort van toepassing.

Artikel 22: Toepasselijk recht en bevoegde rechter

22.1 De contractuele relatie tussen de klant en de Dienstverlener met inbegrip van onderhavige algemene voorwaarden die daarop van toepassing zijn, zijn uitsluitend onderworpen aan en dienen te worden uitgelegd en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht.

22.2 Voor kennisname van geschillen voortvloeiend uit de interpretatie, de uitvoering of de beëindiging van deze contractuele relatie, zullen enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de zetel van de Dienstverlener bevoegd zijn, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen. De Dienstverlener en de Klant verbinden zich ertoe in eerste instantie steeds minnelijk te onderhandelen indien er geschillen optreden, voordat een gerechtelijke procedure wordt opgestart.

Onderstaande tekst dient als suggestie en geeft Odoo S.A. geen verantwoordelijkheid.

De opdrachtgever doet uitdrukkelijk afstand van zijn eigen standaardvoorwaarden, ook indien deze zijn opgesteld na deze algemene verkoopvoorwaarden. Om geldig te zijn, moet elke afwijking vooraf uitdrukkelijk schriftelijk worden overeengekomen.
Onze facturen zijn betaalbaar binnen 21 werkdagen, tenzij op de factuur of de bestelling een andere betalingstermijn is vermeld. Bij niet-betaling op de vervaldag, ADM-Concept behoudt zich het recht voor om een vaste rentevergoeding te vragen van 10% van het nog verschuldigde bedrag. ADM-Concept is gerechtigd bij niet tijdige betaling iedere dienstverlening zonder voorafgaande waarschuwing op te schorten.
Indien een betaling meer dan zestig (60) dagen na de vervaldag nog openstaat, ADM-Concept behoudt zich het recht voor een beroep te doen op de diensten van een incassobureau. Alle juridische kosten zijn voor rekening van de opdrachtgever.
Bepaalde landen passen in overeenstemming met hun interne wetgeving bronbelasting toe op het bedrag van de facturen. Eventuele inhouding aan de bron wordt door de opdrachtgever aan de Belastingdienst betaald. Kan in geen geval ADM-Concept betrokken raken bij kosten die verband houden met de wetgeving van een land. Het bedrag van de factuur zal dus verschuldigd zijn aan ADM-Concept in zijn geheel en exclusief eventuele kosten die verband houden met de wetgeving van het land waar de opdrachtgever is gevestigd.
ADM-Concept verbindt zich ertoe zich in te spannen om performante diensten tijdig te leveren in overeenstemming met de overeengekomen termijnen. Geen van haar verplichtingen kan echter worden beschouwd als een resultaatsverplichting. ADM-Concept kan in geen geval door de opdrachtgever worden gevergd om als derde te verschijnen in het kader van een door een eindverbruiker tegen de opdrachtgever ingediende vordering tot schadevergoeding.
Om ontvankelijk te zijn, ADM-Concept moet binnen de 8 dagen na de levering van de goederen of de levering van de diensten op de hoogte worden gebracht van elke klacht door middel van een aangetekend schrijven op haar maatschappelijke zetel.
Al onze contractuele relaties worden uitsluitend beheerst door België wet.